Une vision claire et partagée du besoin entre les prestataires et les clients est primordiale. Ainsi, les prestataires peuvent adapter leurs offres au juste besoin du client afin que les deux parties bénéficient d’une base fiable pour le suivi d’exécution de la prestation.
Les clients doivent préalablement définir précisément leurs besoins et leurs attentes dans un cahier des charges écrit, qui portera notamment sur les missions, les objectifs, la description des locaux, les flux, les dispositifs de contrôle et de protection existants, etc. Ce cahier des charges est transmis lors des consultations, afin que les candidats au marché puissent déterminer les moyens et services les mieux adaptés à proposer.
Les visites de site en cours de consultation sont primordiales pour permettre une meilleure appropriation des besoins par les prestataires.
En phase de consultation ou de négociation, les prestataires attendent des informations claires de la part des clients sur les modalités d’attribution des contrats (critères techniques, financiers, ainsi que liés à la responsabilité sociale et environnementale, etc.) et sur la constitution précise du dossier d’offre à remettre (mémoire technique, décomposition de prix, plan de progrès…).
Pour s’assurer de niveaux de qualité conformes aux besoins, les attributions de contrats doivent prendre en compte des critères financiers mais aussi techniques. Ces derniers portent sur la bonne compréhension du besoin, la cohérence de la réponse proposée, l’organisation de l’encadrement, les procédures managériales, les outils de pilotage, de suivi et d’amélioration de la prestation, etc. : ces éléments sont plus difficilement évaluables en nombre d’heures, mais s’avèrent ceux qui feront que la prestation sera réussie ou non.
Pour prévenir les risques de travail dissimulé, les prestataires et les clients doivent veiller à ce que leurs relations ne soient pas fondées sur des prix anormalement bas. Dans cette optique, les prestataires s’engagent à communiquer dans leurs offres la décomposition de leurs coûts, afin que les clients puissent évaluer plus précisément les prestations proposées et s’assurer que les prix remis soient cohérents. Les offres anormalement basses ne doivent pas être prises en compte.
Dans le cadre d’une reprise du personnel, le changement de prestataires doit donner lieu à des pratiques loyales, conformes à l’Avenant du 28 janvier 2011 à l’accord du 5 mars 2002 relatif à la reprise du personnel : les clients doivent communiquer les coordonnées des prestataires sortants aux prestataires entrants et, à titre indicatif, lors des consultations, les effectifs éligibles à la reprise de personnel (liste non nominative incluant l’impact de l’ancienneté sur la masse salariale). Dans ce cas de figure, les informations communiquées par les prestataires en place doivent être conformes et réelles.
Les prestataires doivent appliquer une complète transparence vis-à-vis des clients concernant le recours éventuel à la sous-traitance. Dans le cas où celle-ci est admise, son recours devra préciser dans le contrat :
Le contrat initial devra lister les obligations du prestataire vis-à-vis de son client mais aussi celles à l’égard de son sous-traitant : ceci participe du dialogue impératif entre le client et son prestataire tant avant la signature du contrat qu’au cours de l’exécution de celui-ci. Dans ce dialogue, le prestataire s’engage à communiquer au client tous éléments de nature à démontrer en permanence la régularité d’exercice de la société à laquelle il sous-traite.
Parallèlement à la problématique de la sous-traitance, il est rappelé qu’il existe une incompatibilité entre les « facility managers » et les prestations de sécurité privée.
Le principe d’exclusivité étant une disposition d’ordre légal, une entreprise de « facility management », quel que soit son modèle de développement, ne pourra pas délivrer ni piloter une prestation de sécurité privée pour un client. Seule une entité spécialisée, ayant une personnalité juridique propre et autorisée par le CNAPS, pourra délivrer ou piloter une telle prestation de sécurité. Cette entité ne pourra délivrer aucune autre prestation non liée aux activités privées de sécurité.
La révision du contrat est prévue dans le contrat d’origine ou à échéance du terme du contrat. La procédure de révision devra rester générale et prévoir un délai de prévenance (ou délai raisonnable). Les possibilités de révision portent sur le prix, les volumes, les qualifications, la durée ou le périmètre.
Sauf exception légale ou cas de révision pour lésion ou circonstances imprévisibles lors de la signature du contrat, le prix convenu entre les parties n’est par principe pas révisable à défaut de clause le prévoyant expressément et à des moments déterminés (renouvellement du contrat, périodes de temps déterminées, échéances, etc.).
La révision du prix peut s’opérer par divers moyens, que le contrat devra préciser :
Les parties peuvent également, dans ce cadre, prévoir une clause de « benchmarking » visant à comparer les prix des prestations fournies à ceux constatés, à périmètre équivalent, sur le marché afin de s’assurer que les prix du prestataire demeurent compétitifs.
La bonne exécution du contrat passe, pour le client, par l’obligation qui lui est faite d’effectuer certaines opérations, telle que de prendre certaines précautions tout au long de l’exécution du contrat (conservation d’un double des fichiers, données et documents mis à disposition du prestataire, suivi des présences, des retards et des absences, etc.).
Les prestataires et les clients doivent se rencontrer régulièrement durant le contrat pour suivre l’exécution de la prestation et éviter ainsi toutes dérives. Au-delà de la vérification du respect des obligations contractuelles, ces rencontres permettent de faire le point sur les difficultés rencontrées et les pistes de progrès éventuelles.
Idéalement, le contrat prévoira des plans de progrès à réaliser en cours d’exécution dudit contrat et un mécanisme de gouvernance avec l’établissement d’un ou plusieurs comités, véritable forum d’échange entre le client et le prestataire.
Pour alimenter ces rencontres, il est important de prévoir la réalisation de contrôles réguliers sur site à l’initiative des prestataires (autocontrôles) et/ou du client par rapport à l’activité du prestataire. Le périmètre et l’objectif de ces contrôles devront être définis conjointement par le prestataire et le client.
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